IMPLEMENTATIE VAN DE ALGEMENE VERORDENING GEGEVENSBESCHERMING

Stichting Maritiem-Historische Databank (hierna te noemen: Marhisdata) verwerkt persoonsgegevens. In dit Privacy Statement leest u waarvoor persoonsgegevens worden verwerkt, hoe u uw privacyrechten kunt uitoefenen en krijgt u overige informatie die voor u in dit verband van belang is. Dit privacy statement is van toepassing op alle activiteiten van Marhisdata, inclusief onze website.

Algemeen

De bescherming van de privacy van onze (oud-)sponsoren, medewerkers/vrijwilligers, leveranciers en (maritieme) relaties vinden wij belangrijk en daarom gaan wij uiteraard zorgvuldig om met hun gegevens. Voor een goede bedrijfsvoering is het van belang om een aantal gegevens, waaronder persoonsgegevens, vast te leggen. We gebruiken deze onder andere om toezeggingen en overeenkomsten vast te leggen en uit te voeren en om onze relaties optimaal van dienst te zijn. Wij verwerken niet meer gegevens dan absoluut noodzakelijk en gaan er strikt vertrouwelijk mee om. Marhisdata behandelt en beveiligt persoonlijke gegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid en verwerkt deze volgens de Europese Verordening AVG: Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Voor welke doeleinden verwerkt Marhisdata uw persoonsgegevens? 

Wij verwerken persoonsgegevens om diverse diensten en taken goed te kunnen uitvoeren. Dit gebeurt op basis van toestemming, overeenkomst, wettelijke plicht of vanwege het gerechtvaardigd belang. Hierbij gaat het om de onderstaande activiteiten:

• Het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten met sponsoren, vrijwilligers en leveranciers.
• Het verwerken en administreren van donaties  en toezeggingen.
• Het aanbieden van diensten, het sturen van nieuwsbrieven en het promoten van Marhisdata.
• Het bevragen van sponsoren en het doen van onderzoek in dit verband.
• Het voldoen aan de wettelijke verplichting tot registratie.
• Het archiveren van gegevens voor historische, statistische en wetenschappelijke doeleinden.
• Het informeren van de buitenwacht over onze activiteiten en de resultaten van projecten, programma’s en geleverde hulp.
• Het verzamelen van informatie voor beleidsdoeleinden en management rapportages.

Welke persoonsgegevens verzamelt Marhisdata?

Wij registreren de volgende gegevens:

• NAW gegevens (naam, adres, woonplaats)
• geslacht
• geboortedatum (uitsluitend van medewerkers/vrijwillgers)
• telefoonnummer
• e-mailadres
• bankrekeningnummer (uitsluitend van medewerkers/vrijwilligers en leveranciers)

Wij ontvangen de persoonsgegevens via het contact met u, maar in voorkomende gevallen ontvangt Marhisdata ook persoonsgegevens via derden, voor zover dat wettelijk is toegestaan.

Hoe zorgt Marhisdata voor vertrouwelijke omgang met persoonsgegevens?

• Marhisdata neemt passende technische en organisatorische maatregelen ter bescherming van persoonsgegevens.
• Marhisdata deelt persoonsgegevens alleen met derden overeenkomstig de bepalingen in dit Privacy Statement.
• In opdracht van Marhisdata kunnen zakelijke dienstverleners bepaalde activiteiten voor de stichting verzorgen. Wij maken afspraken met deze partijen om vertrouwelijke en zorgvuldige omgang met persoonsgegevens te waarborgen.
• Als u niet wilt dat wij gegevens verstrekken aan bepaalde ontvangers of als u wilt dat wij u niet meer benaderen, dan kunt u dat bij ons kenbaar maken. Voor het ontvangen van Nieuwsbrieven of Jaarverslagen heeft u de mogelijkheid om u af te melden middels een email aan het secretariaat.
• Uw persoonsgegevens worden niet verhuurd, verkocht of op andere wijze gedeeld met of verstrekt aan derden, behalve als u daar zelf expliciet toestemming voor heeft gegeven.
• Marhisdata verstrekt persoonsgegevens aan handhavende autoriteiten of fraude bestrijdende organisaties wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
• Uw persoonsgegevens worden bewaard in overeenstemming met de AVG en niet langer dan strikt noodzakelijk om de doelen te bereiken waarvoor de gegevens zijn verzameld.

Hoe kunt u uw gegevens inzien, wijzigen of verwijderen?

U kunt een inzage- of correctieverzoek richten aan het secretariaat van Marhisdata. Geef daarbij duidelijk aan dat het gaat om een inzage- of correctieverzoek op grond van de AVG. U kunt ook verzoeken uw gegevens te laten verwijderen. Dit is echter slechts mogelijk voor zover de wettelijke verplichtingen dat toelaten; dat geldt met name voor de wettelijk bepaalde bewaartermijnen.

U bent tevens gerechtigd een klacht in te dienen over het gebruik van uw gegevens bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Op de website van deze Autoriteit vindt u ook uitgebreide informatie over de AVG en alles wat te maken heeft met persoonsgegevens.

Links

Op onze website staan links naar websites die niet bij Marhisdata horen. Wij kunnen geen verantwoordelijkheid dragen voor de wijze waarop deze externe partijen omgaan met persoonsgegevens. Wij adviseren u bij vragen of twijfel het privacybeleid van deze partijen te raadplegen.

Overige bepalingen

Alle medewerkers van Marhisdata die toegang hebben tot persoonsgegevens, zijnde uitsluitend het bestuur en de redacties van Nieuwsbrieven en Jaarverslag, hebben geheimhoudingsplicht. Dit geldt ook voor externe medewerkers die namens ons werken. Op handhaving wordt strikt toegezien, omdat u te allen tijde moet kunnen rekenen op vertrouwelijke behandeling van uw gegevens. De geheimhoudingsplicht geldt niet als wettelijk voorschriften anders bepalen.

Wij zijn verplicht ieder datalek te melden aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Wij houden ons aan die meldplicht. Betrokkenen worden geïnformeerd als dat in het kader van deze meldplicht aan de orde is.

Marhisdata kan deze privacyverklaring wijzigen zonder hiervan nadere aankondiging te doen. We adviseren u daarom, wanneer het voor u van belang is, deze privacyverklaring en de datering ervan regelmatig te controleren.
Deze verklaring is het laatst gewijzigd op 21 juni 2018.
Contact

Heeft u nog vragen of opmerkingen over het gebruik van persoonlijke gegevens door Marhisdata neem dan contact op met het secretariaat.